엑셀 데이터베이스(Database) 함수 이해하기

공개됨 글쓴이 Admin댓글 남기기

엑셀의 데이터베이스(Database)함수는 다음과 같이 다양한 조건에 맞는 합계를 구한다던지, 평균, 갯수 등을 쉽게 구할 수 있는 장점이 많은 함수이다.

  • DAVERAGE – 데이터베이스에서 조건에 맞는 항목의 평균을 구해준다.
  • DCOUNT – 데이터베이스에서 숫자가 있는 셀의 개수를 구해준다.
  • DCOUNTA – 데이터베이스에서 데이터가 들어 있는 셀의 개수를 구해준다.
  • DGET – 데이터베이스에서 조건에 맞는 레코드가 하나인 경우 그 레코드를 구해준다.
  • DMAX – 선택한 데이터베이스 항목 중에서 최대값을 구해준다.
  • DMIN – 선택한 데이터베이스 항목 중에서 최소값을 구해준다.
  • DPRODUCT – 데이터베이스에서 조건에 맞는 특정 레코드 필드의 값을 곱한다.
  • DSTDEV – 데이터베이스 필드 값에서 표본 집단의 표준 편차를 구해준다.
  • DSTDEVP – 데이터베이스 필드 값에서 모집단의 표준 편차를 구해준다.
  • DSUM – 데이터베이스에서 조건에 맞는 항목의 합계를 구해준다.
  • DVAR – 데이터베이스 필드 값에서 표본 집단의 분산을 구해준다.
  • DVARP – 데이터베이스 필드 값에서 모집단의 분산을 구해준다.

그런데 이 함수들은 배우기가 약간 어려워서 그런지 쓸모에 비해 그다지 실무에서 많이 사용되지 않는 것 같다. 이 글에 나오는 대로 순서대로 따라해 보면 쉽게 데이터베이스함수를 이해할 수 있을 것이다.

실습용 엑셀파일 다운로드 : 엑셀함수-Database함수이해하기-xlworks.net.xlsx

 

1. 자료 준비

데이터베이스 함수를 사용하기 위해서 가장 먼저 다음과 같이 열의 제목(필드라고 부름)이 포함된 자료를 준비한다.

이것을 데이터베이스(Database)라고 부르는데 값을 찾기 위한 범위이다.

엑셀 데이터베이스 함수

 

2. 값을 찾을 조건 설정

두번째는 값을 찾을 조건을 설정해야 한다.

아래와 같이

  • 조건을 설정할 필드명과
  • 필드명 아래에 조건값을 입력한다.

입력된 “필드”와 “값”은 데이터베이스 함수에서 범위를 정할 때 사용된다.

엑셀 데이터베이스 함수 - 조건설정

 

3. 수식 입력

데이터베이스 함수의 기본 구문은 다음과 같다.

모든 함수는 알파벳 “D”로 시작한다.
엑셀 데이터베이스 함수 - 구문

DSUM함수는 데이터베이스(database)에서 조건(criteria)에 맞는 항목(field)의 합계를 구해준다.

DSUM, DAVERAGE, DCOUNT 등… 모든 함수가 구문이 동일하다.

 

1) DSUM함수로 조건을 동시에 만족하는 합계 구하기(AND조건)

DSUM함수로 거래처가 “신촌문구”이고 상품분류가 “노트”인 것의 판매액 합계를 구해보자.

논리식으로 표현하면 다음과 같다.
(거래처=”신촌문구” AND 상품분류 = “노트”)

B31셀에 다음 수식을 입력한다.

=DSUM($B$4:$G$19,”판매금액”,B23:C24)

엑셀 데이터베이스 함수

수식의 인수를 하나씩 살펴보자.

=DSUM($B$4:$G$19,”판매금액”,B23:C24)

  • $B$4:$G$19 : 값을 찾을 범위(Database)
  • “판매금액” : 합계를 구할 필드(Database의 “판매금액” 필드명을 의미한다)
  • B23:C24 : 값을 찾을 조건을 설정할 범위

세번째 인수 “B23:C24″의 범위를 유심히 살펴보자.

엑셀 데이터베이스 함수 - 조건지정

필드명 “거래처”와 “상품분류”가 단순히 제목역할만 하는 것이 아니고 실제로 값을 찾을 때 사용되는 필드명이다. 따라서 필드명이 Database영역의 필드명과 틀리면 값이 찾아지지 않으므로 주의해야 한다.

수식이 정상적으로 입력되었다면,

  • 거래처가 “신촌문구”이고
  • 상품분류가 “노트”인 자료가

아래와 같이 2개가 찾아지고

엑셀 데이터베이스 함수

최종적으로 다음과 같이 B31셀에 “판매금액” 필드의 합계 2,100,000원이 구해진다.

엑셀 데이터베이스 함수

 

※  위의 예에서는 조건을 2개 만 지정했는데 만약에 조건을 세개, 네개, 다섯개.. 등 계속 늘리고 싶다면 다음 그림과 같이 조건필드를 더 추가하고 수식에서 범위를 지정하면 된다. 

엑셀 데이터베이스 함수 - 조건지정

 

2) DSUM함수로 조건을 하나라도 만족하는 합계 구하기(OR조건)

거래처가 “신촌문구”또는 “강남아트박스”또는 “종로”로 시작하는 것의 판매금액 합계를 구해보자.

논리식으로 표현하면 다음과 같다.
(거래처=”신촌문구” OR 거래처=”강남아트박스” OR 거래처=”종로*”)

B39셀에 다음 수식을 입력한다.

=DSUM($B$4:$G$19,”판매금액”,B23:B26)

엑셀 데이터베이스 함수

수식의 인수를 하나씩 살펴보자.

=DSUM($B$4:$G$19,”판매금액”,B23:B26)

  • $B$4:$G$19 : 값을 찾을 범위(Database)
  • “판매금액” : 합계를 구할 필드(Database의 “판매금액” 필드명을 의미한다)
  • B23:B26 : 값을 찾을 조건을 설정할 범위

세번째 인수 “B23:B26″의 범위를 살펴보자.

필드명 밑에 입력된 조건값들이 각각 다른 행에 있으므로 “또는(OR)“조건이 적용된다.

엑셀 데이터베이스 함수 - 조건지정

※ 값을 찾을 조건 지정 시 AND조건과 OR조건을 설정하는 방법

Database함수의 마지막 인수인 “조건을 설정할 범위”의 형태에 따라서
AND조건이 되기도 하고 OR조건이 된다.

다음 그림을 확인해 보자.

  • 같은 행에 설정하면 AND 조
    엑셀 데이터베이스 함수 - 조건지정

 

  • 다른 행에 설정하면 OR 조건
    엑셀 데이터베이스 함수 - 조건지정

수식이 정상적으로 입력되었다면, 거래처가

  • “신촌문구” 또는
  • “강남아트박스” 또는
  • “종로”로 시작하는 자료가

아래와 같이 13개가 찾아지고

엑셀 데이터베이스 함수

최종적으로  B39셀에 “판매금액” 합계  3,401,500원이 구해진다.

 

3) DSUM함수로 여러 조건을 만족하는 합계 구하기(AND,OR조건 혼합)

거래처가 “신촌문구”이고 상품분류가 “노트”이고 판매금액이 100만원 미만인 것
또는
거래처가 “강남아트박스”이고 판매금액이 50만원보다 큰 것의 판매액 합계를 구해보자.

논리식으로 표현하면 다음과 같다.
(거래처=”신촌문구” AND 상품분류 = “노트” AND 판매금액 < 1000000) OR (거래처=”강남아트박스” AND 판매금액 > 500000)

B43셀에 다음 수식을 입력한다.

=DSUM($B$4:$G$19,”판매금액”,B23:D25)

엑셀 데이터베이스 함수

수식의 인수를 하나씩 살펴보자.

=DSUM($B$4:$G$19,”판매금액”,B23:D25)

  • $B$4:$G$19 : 값을 찾을 범위(Database)
  • “판매금액” : 합계를 구할 필드(Database의 “판매금액” 필드명을 의미한다)
  • B23:D25 : 값을 찾을 조건을 설정할 범위

세번째 인수 “B23:D25″의 범위를 살펴보자.

엑셀 데이터베이스 함수 - 조건지정

같은 행에 있는 조건값은 AND조건이 적용되고, 다른 행에 있는 조건값은 OR조건이 적용되므로 위의 그림은 다음 논리식과 같이 적용된다.

(거래처=”신촌문구” AND 상품분류 = “노트” AND 판매금액 < 1000000) OR (거래처=”강남아트박스” AND 판매금액 > 500000)

수식이 정상적으로 입력되었다면

  • 거래처가 “신촌문구”이고
  • 상품분류가 “노트”이고
  • 판매금액이 100만원 미만인 것

또는

  • 거래처가 “강남아트박스”이고
  • 판매금액이 50만원보다 큰 것의 자료가

아래와 같이 2개가 찾아지고

엑셀 데이터베이스 함수

최종적으로  B43셀에 “판매금액” 합계  1,500,000원이 구해진다.

 

이 것으로 엑셀의 데이터베이스 함수에 대한 설명을 마친다. 함수별 설명은 아래 링크를 참조하자.

[ 엑셀 날짜 및 시간 함수 ]

댓글 남기기

이메일은 공개되지 않습니다.