8강 - 엑셀에서 인쇄 설정하기(페이지,여백,용지 등)

8강에서는 엑셀자료를 인쇄하기 위해 설정하는 방법을 알아보고자 한다.

엑셀은 다른 프로그램, 예를 들면 마이크로소프트의 파워포인트나 워드에 비하여 인쇄하기가 까다롭다. 파워포인트나 워드는 화면에 보이는 페이지 대로 인쇄가 되는 반면 엑셀은 페이지단위로 구분되어 있지 않고 그냥 무수한 셀이 모여있는 아주 커다란 시트 형태라서 어떻게 인쇄를 해야 할지 난감하다.

우선, 아래와 같이 프로그램별로 인쇄 방식을 살펴보자.

 

프로그램별 인쇄방식

마이크로소프트 파워포인트

내용이 페이지단위로 구분되어 있고 화면에 보이는 대로 인쇄가 된다.

 

마이크로소프트 워드

내용이 페이지단위로 구분되어 있고 화면에 보이는 대로 인쇄가 된다.

 

마이크로소프트 엑셀

아래 그림을 보면 파워포인트나 워드와 달리 엑셀은 페이지단위로 구분되어 있지 않다. 시트의 생김새 자체가 A4용지 등의 모양과는 다르다. 그냥 무수한 셀이 모여있는 아주 커다란 시트 형태라서 어떻게 인쇄를 해야 할지 난감한 것이다.

그럼... 지금부터 엑셀에서 인쇄를 잘 하는 법을 차근차근 배워보도록 하자.

 

1. 페이지나누기 미리보기

인쇄의 첫단계는 인쇄가 어떻게 되는지 미리 확인하는 것이다.

먼저 첨부의 실습용 엑셀파일을 다운로드받아서 연 다음, 리본메뉴에서

• "보기" 를 선택하고,
• 보기에서 "페이지 나누기 미리보기"를 선택하면 아래 그림과 같이 파란색 점선으로 1페이지, 2페이지,3페이지... 이렇게 인쇄되는 영역이 페이지 단위로 구분되어서 보여진다.

 

2. 페이지 설정 - 배율 조정하기

그런데, 페이지가 내가 원하는 대로 나누어 지지 않을 경우에는 어떻게 할까? 예를 들면 인쇄되는 내용의 크기를 줄여서 3페이지에 나오던 것을 두 페이지에 전부 출력하거나 아니면 한 페이지에 전부 인쇄하려면 어떻게 할까?

이럴때는 다음과 같이 페이지 배율을 조정하면 된다.

리본메뉴에서

• "파일"을 선택하고,
• "인쇄"를 선택하면 아래 그림과 같이 인쇄 미리보기 화면이 나타나고
• 아래에 있는 "페이지 설정"을 선택하면 배율을 조정할 수 있다.

  

   

아래와 같이 페이지 설정화면이 나타나면 인쇄되는 페이지에 대한 여러 옵션을 볼 수 있다.

배율메뉴에서 다음 2가지를 해 보자.

• "확대/축소 배율"을 선택하거나( 인쇄되는 내용의 크기를 키우거나 줄이는 기능)
• "자동 맞춤"을 선택한다(엑셀이 자동으로 내용의 크기를 조정하여 원하는 페이지 수에 맞도록 하는 기능인데 기본값이 1페이지에 맞추도록 되어 있음)

  

 

• 자동 맞춤을 선택했을 경우에는 엑셀은 아래와 같이 용지에 한페이지 인쇄되도록 내용의 크기를 자동으로 조정한다. 그런데 한페이지에 들어가기는 했는데 글자크기가 너무 작아서 잘 보이지 않고 아래는 빈칸이 너무 많이 남아있다.
  

 

• 위의 경우는 페이지 설정을 가로로 하는 것이 글자 크기도 크고 잘 보일것이다.
• 페이지 설정메뉴에서 용지방향을 "가로"로 선택하면 아래와 같이 보인다.
  

 

3. 페이지 설정 - 여백 조정하기

페이지를 설정하여 거의 원하는 형태로 인쇄할 준비가 되었다. 그런데 위 그림을 보면 좌/우, 위/아래 여백이 많다.

페이지 설정메뉴에서 "여백" 탭을 선택하면 아래와 같이 각 영역의 여백을 조정할 수 있다. 여백이 너무 넓으므로 각 여백의 값을 줄여보자. 값을 줄이고 확인버튼을 누르면 여백이 줄어들고, 대신 내용이 크게 표시되어 훨씬 읽기 좋게 조정이 된다.

 

4. 기타 인쇄 설정

페이지 설정이외에 아래 그림과 같이 다양한 인쇄 설정옵션이 있다. 하나씩 선택해서 어떻게 적용이 되는 지 확인해 보자.

첫번째의 활성 시트 인쇄를 클릭하면 아래와 같이 3가지 옵션이 나타난다. 자주 사용하는 기능이니 꼭 이해하고 넘어가도록 하자.

• 활성시트 인쇄 : 현재 선택되어 있는 시트를 인쇄
• 전체 통합문서 인쇄 : 현재 파일의 전체 시트를 인쇄
• 선택 영역 인쇄 : 마우스나 키보드로 선택한 영역만 인쇄

 

설정을 다 했으면 이제 "인쇄"버튼을 누르기만 하면 인쇄가 될것이다.

백견이불여일타... 눈으로만 이 강좌를 봤다면 첨부의 실습용 엑셀파일을 다운로드 받아서 직접 실습해 보도록 하자.

첨부(실습용 엑셀파일) : [엑셀기초강좌] 8강 - 엑셀자료 인쇄하기.xlsx

 

[ 엑셀기초강좌 목록 ]

• 16강 - 엑셀에서 틀고정, 셀숨기기
• 15강 - 엑셀 시트 다루기(추가,삭제,이름바꾸기,숨기기 등)
• 14강 - 엑셀 상대참조,절대참조,혼합참조(셀참조 방식)
• 13강 - 엑셀에서 찾기 및 바꾸기
• 12강 - 엑셀에서 필터로 원하는 데이터만 보기
• 11강 - 엑셀에서 데이터 정렬하기
• 10강 - 엑셀에서 값,수식 복사하고 붙여넣기
• 9강 - 엑셀에서 채우기핸들로 값 입력하기(자동 채우기)
• 8강 - 엑셀에서 인쇄 설정하기(페이지,여백,용지 등)
• 7강 - 엑셀에서 차트만들고 꾸미기
• 6강 - 엑셀 시트 꾸미기(자료의 표시형식 바꾸기)
• 5강 - 엑셀 시트 꾸미기(선그리기,글자 색상/크기 바꾸기 등)
• 4강 - 엑셀 시트 편집하기(행과 열을 삽입/복사/삭제 하기)
• 3강 - 엑셀 함수 입력하기
• 2강 - 엑셀에서 값, 수식 입력하기
• 1강 - 엑셀 시작하기