[엑셀간트 사용법] 02 – 작업 입력, 스케줄 업데이트

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엑셀간트(XLGantt)는 마이크로소프트 엑셀에서 프로젝트 일정관리를 할 수 있도록 만들어진 프로그램이며 아래와 같은 기능으로 구성되어 있다. 엑셀 VBA로 작성된 매크로 프로그램이므로 설치가 필요없고 매크로 파일만 실행하면 된다.

 

1. 최신 버전 다운로드

엑셀간트 최신 버전을 엑셀웍스사이트(https://xlworks.net/xlgantt-project-scheduler/)에서 다운로드 받는다.

주의 : 엑셀웍스 이외의 사이트에 올려져 있는 것은 파일이 임의로 변경되거나 바이러스가 포함되어 있을 수 있으므로 다운로드 받지 않는다.

 

2. 보안설정

엑셀간트 파일을 다운로드 받은 후 제한된 보기라고 나오는데 편집사용버튼을 누른다.

매크로 사용과 관련된 보안경고가 나오면 콘텐츠 사용 버튼을 누른다.

 

3. 작업 입력

예제로 입력된 것을 수정해서 사용해도 되고, 예제를 전부 지우고 입력해도 된다.

  • 타이틀의 색상이 오렌지 색인 것(총작업량, 계획작업량, 계획 등)은 자동으로 계산되며
  • 파란색(작업, 시작일, 완료일 , 실적 등)은 사용자가 직접 입력해야 한다.

시작일, 완료일은 최하위 작업만 입력하고 리본메뉴에서 “스케줄 업데이트”를 누르면 상위 작업의 날짜가 자동으로 입력된다.

1) 날짜 입력

작업의 시작일, 완료일은 직접 입력해도 되고 달력으로 선택해서 입력할 수도 있다.

날짜를 입력하려는 셀에서 마우스 우클릭 > “날짜 선택”

 

“날짜 선택”을 클릭하면 달력이 나타난다.

입력을 원하는 날짜를 “더블클릭”하면 셀에 날짜가 입력된다.

 

2) 작업레벨 올리고, 내리기

작업항목의 레벨을 올리거나 내리려면 원하는 작업항목을 선택하고(여러 항목 선택 가능) 리본메뉴에서 “작업레벨 올림”, “작업레벨 내림”을 클릭한다.

아래와 같이 설계, 개발 작업의 레벨을 한 단계 아래로 내려보자.

① 레벨을 조정할 작업 선택

 

② 작업레벨 내림 (리본메뉴 > XLGantt – Project Scheduler)

 

③ 9행-13행까지의 작업레벨이 전부 아래 레벨로 이동되었다.

 

4. 스케줄 업데이트

작업과 일정을 입력하고 리본메뉴 > XLGantt – Project Scheduler > “스케줄 업데이트”를 클릭하면

아래 그림과 같이

  • 하위 작업의 작업량,
  • 상위 작업의 작업량,
  • 날짜 등이 자동으로 계산되고
  • 작업의 왼쪽에는 작업을 그룹을 묶을 수 있는 그룹기능이 표시되고
  • 오른쪽에는 Gantt chart가 자동으로 그려진다.

 

위의 항목을 하나씩 살펴보자.

1) 그룹 기능

리본메뉴 > XLGantt – Project Scheduler > 옵션 > WBS,Gantt Chart 에서 “작업을 그룹으로 묶기”가 체크되어 있으면 항상 그룹표시가 된다. 그룹기능을 원하지 않으면 체크해제한다.

 

2) 하위작업의 날짜로 상위작업의 날짜를 자동으로 계산
  • 상위작업의 시작일 – 하위작업 시작일 중에서 가장 빠른 날짜
  • 상위작업의 완료일 – 하위작업 완료일 중에서 가장 늦은 날짜

아래 예에서 “설계” 작업의 시작일,완료일은
– DB설계의 시작일, 
– 프로그램 설계의 완료일로 자동으로 계산된다.

 

3) 하위작업의 작업량으로 상위작업의 작업량을 자동으로 계산(총작업량)
  • 상위작업의 작업량 – 하위작업의 작업량을 전부 합산한다.

아래 예에서 “설계” 작업의 작업량은
– DB설계 (8일)
– 프로그램 설계 (15일)
작업의 합산(8+15=23일)으로 자동으로 계산된다.

 

4) 계획작업(계획작업량)

총작업량 바로 오른쪽에 표시되는 “계획작업”은 현재일까지 진행되어야 할 작업량이며 자동으로 계산된다. 상위 작업에 합산하는 계산방식은 “총작업량” 계산방식과 동일하다.

아래에서 “요구사항 정의”작업의

  • 2018-10-15부터 2018-10-30까지 전체 작업량은 12일이지만
  • 2018-10-15부터 오늘까지(2018-10-28 현재기준) 진행되어야 할 “계획작업량”을 달력에서 휴무일을 제외하고 계산해 보면 10일로 계산되는 것을 알 수 있다.

 

* 작업량 계산 방식

리본메뉴 > XLGantt – Project Scheduler > 옵션 > Calendar > “휴무일로 계산되는 날”에서 작업량 계산방식을 선택할 수 있다.

  • 토요일,일요일 및 Calendar sheet에 입력된 날짜 : 토요일,일요일 및 Calendar sheet에 입력된 날짜는 휴무일로 계산되므로 작업량에서 제외된다.
  • 토요일,일요일만  : 토요일,일요일만 휴무일로 계산되므로 작업량에서 제외된다.
  • Calendar sheet에 입력된 날짜 : Calendar sheet에 입력된 날짜는 휴무일로 계산되므로 작업량에서 제외된다.

 

* 작업량 계산 예

아래에서 “DB설계”작업의

  • 기간은 2018-10-31 – 2018-11-09 이고 총 기간은 10일이지만
  • 토,일요일은 휴무일이므로 2일을 제외하면 작업량이 8일로 계산된다.
  • 위의 “DB설계”작업을 2명이 진행한다고 했을 때는 가중치를 2로 입력하면 가중치를 곱해서 작업량이 계산된다. 휴무일을 제외하면 작업기간이 8일이지만 2명이 진행하므로 2명*8일=16일로 작업량이 계산된다.

    가중치는 작업 진행에 필요한 사람의 숫자라고 생각하면 된다. 모든 작업은 기본 가중치가 1이며 따로 입력하지 않으면 1로 자동으로 입력된다. 1이 아닌 다른 값으로 입력을 원할 경우 0.5, 1.5, 2 등으로 숫자로 입력하면 된다.
    1보다 작은 0.5와 같이 입력하면 해당 작업은 하루 작업량의 50%만 투입한다는 의미이다. 따라서 위의 “DB설계”작업의 가중치를 0.5로 입력하면 0.5명*8일=4일로 계산된다.

 

5) 총기간, 계획기간

위에서 설명한 작업량은 말 그대로 어떤 작업의 분량을 계산해 준다. 가중치를 입력하면 가중치를 곱하고, 상위작업의 작업량은 하위 작업의 작업량이 합산되서 계산된다.

그러나 총기간, 계획기간은 작업의 분량이 아니라 기간을 계산해 준다. 작업량보다는 단순히 시작일-완료일 사이의 기간이 궁금할 때 필요한 값이다.

  • 아래에서 “DB설계”작업은 가중치가 2이므로 총작업량이 16일이지만 총기간은 단순히 기간이므로 8일로 계산된 것을 볼 수 있다.
  • 계획기간은 오늘까지(2018-10-28 현재기준) 진행되어야 할 계획기간인데 “DB설계”작업의 시작일이 10월 30일이므로 작업이 아직 시작되지 않았다. 따라서 계획기간은 0일이다.

 

6) 계획(계획진척율), 실적(실적진척율)

계획(계획진척율)은 오늘까지 진행되어야 할 진척율이다.

계획작업량을 총작업량으로 나눈 값(=계획작업량 / 총작업량)으로 구한다.

  • 아래에서 “요구사항 정의” 작업의 계획(계획진척율)은 83.33%(=10일/12일)로 계산된다.
  • 실적(실적진척율)은 작업을 진행한 사람만이 알 수 있으므로 작업 진행상황을 파악하여 직접입력한다.

 

위에서 설명은 했지만 좀 더 이해를 돕기 위해서 계획진척율과 실적진척율의 의미를 다시 한번 살펴 보자.

  • 아래 그림의 예시와 같이 1월 1일부터 시작해서 1월 10일까지 총 10일을 작업해야 완료하는 작업이 있다고 가정 하고 오늘이 만약 1월 7일이면 계획상 70%의 작업이 완료되어야 한다. 즉 오늘까지 진행되어야 할 완료율을 계획 진척율이라고 한다.
  • 그런데, 오늘이 1월 7일이지만 6일 분량의 작업만 했으면 실적진척율은 60%가 된다. 따라서 이 작업은 10% 지연인 상태가 된다.

 

5. 작업 수정 후 업데이트

작업은 한번 입력하고 나면 일정이 바뀌거나 내용이 바뀔 수 있다. 입력된 내용에서 변경된 것이 있다면 직접 수정한다. 프로젝트 실무에서는 일일단위 또는 주단위로 실적을 업데이트 하는 경우가 많다.

1) 프로젝트명, 프로젝트 시작일-완료일 변경

리본메뉴 > XLGantt – Project Scheduler > 옵션 > 일반 > “프로젝트 정보”에서

  • 프로젝트명을 원하는 이름으로 바꾸면 Schedule sheet의 왼쪽 상단에 바꾼 프로젝트명이 표시된다.
  • 시작일-완료일은 2가지 방식으로 설정할 수 있다
    – “Task의 가장 빠른 시작일과 가장 늦은 완료일을 프로젝트 기간으로 자동으로 설정”
    – 시작일-완료일을 원하는 일자로 입력(위의 항목을 체크해제 하고 설정)

 

2) 실적(실적진척율) 입력

작업별 계획은 현재일자 기준으로 자동으로 계산되지만 실적은 실제 얼마나 진행되었는지는 작업을 진행한 사람만이 알수 있으므로 작업 진행상황을 파악하여 직접 입력한다.

아래 그림에 빨간색으로 표시된 예시처럼 실적을

  • 업무분석은 100%
  • 요구사항 정의는 80%의 형태로 입력한다.

 

필요한 것이 다 입력되었으므로 리본메뉴에서 “스케줄업데이트”를 누르면

  • 하위 작업(업무분석, 요구사항 정의)의 실적으로 상위작업인 “분석”작업의 실적율이 92%로 자동으로 계산된 것을 확인할 수 있다.
  • 오른쪽에는 입력한 실적대로 간트 차트에서 실적선(파란선)이 그려진다.

 

[ 엑셀간트 사용법 ]

[엑셀간트 사용법] 02 – 작업 입력, 스케줄 업데이트에 1개의 응답

    • 안녕하세요. 계획작업량은 현재일까지 진행이 되어야 할 작업량이므로 시작일, 종료일을 변경하지 않는다면 계획작업량은 그대로 있을 것이고 내일이 되면 변경됩니다. 또는 시작일, 종료일이 바뀐다면 계획작업량이 바뀝니다. 그리고 엑셀간트에서 시작일,종료일 등 자료 입력 후 리본메뉴에서 “스케줄업데이트”를 눌러야 계산값이 자동으로 변경됩니다.
      위와 같이 해도 문제가 해결되지 않을 때는 사용중인 엑셀간트 파일을 admin@xlworks.net으로 보내주시면 확인해 보겠습니다.
      감사합니다.

  1. 안녕하세요
    좋은 프로그램 잘 활용하고 있습니다.
    날짜 선택과 관련해서 질문사항이 있습니다.
    현재 프로그램에는 작업량이 날짜로 계산되고 있는데, 작업량을 각 하위항목의 총합으로 나타내는 기능이 있나요?

    • 안녕하세요. 제가 질문을 제대로 이해했는지는 모르겠지만 다음과 같이 답변드립니다.
      1. 총작업량(P열), 계획작업량(Q열)은 그룹작업인 경우 하위 작업 작업량의 총합으로 구해집니다.
      2. 총기간(R열), 계획기간(S열)은 그룹작업, 하위작업 구분없이 무조건 시작일,종료일 사이의 기간입니다.
      감사합니다.

  2. 안녕하세요. 고맙게 사용하고 있습니다.
    소요기간일을 추가로 넣을수 있도록 해 주시면 좋겠습니다.
    소요기간일에 의거해서 시작일을 정하면 종료일 이 자동으로 정해지도록요…..
    그리고 선행작업이 끝난후 다음 작업이 진행될수 있도록 서로 연결할수 있으면 좋겠습니다.
    일정이 한곳이 변경되면 새로이 전부를 작성해야 해서요…

    감사합니다

    • 안녕하세요. 엑셀간트는 엑셀에서 간단히 일정계획을 세울 수 있도록 만들어진 프로그램이라서 소요일수로 종료일이 자동으로 정해지는 기능과 선행작업 연결기능은 추가할 계획이 당분간 없습니다. 도움을 드리지 못해서 죄송합니다 ㅠ…

  3. 안녕하세요 저도 고맙게 잘 사용하고 있습니다.
    내용이 적힌 행 자체를 삭제했다가
    작성 하고자 하는 내용으로 입력을 다시 했습니다.
    그런데 가장 왼쪽에 있는 그룹이 생성이 되질 않았습니다.
    그래서 전체 삭제를 하지 않고 샘플에 작성 되어 있는 위치에 맞게끔 작성을 다시 하는 중입니다만…
    그룹이 보이지 않을 때 보이게 끔 할 수 있는 방법이 있나요???

    감사합니다.

  4. 안녕하세요.
    너무 필요한 자료였습니다. 잘 사용하겠습니다. 향후 사용 시 문의사항 있으면 또 들리겠습니다.
    감사합니다.

  5. 안녕하세요.
    Calendar sheet에 날짜 기입하였는데

    계획작업량에서 카운트가 되지 않는거 같습니다.

      • 안녕하세요. 작업별로 캘린더를 지정할 수 있는데 표준캘린더에서 사용자정의 캘린더로 바꾸면 사용자정의 캘린더에 있는 휴무일만 잡힙니다. 캘린더를 바꾸지 않은 다른 작업은 원래대로 표준캘린더로 적용됩니다.
        감사합니다.

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