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[엑셀간트 사용법] 02 – 작업 입력, 스케줄 업데이트

엑셀간트(XLGantt)는 마이크로소프트 엑셀에서 프로젝트 일정관리를 할 수 있도록 만들어진 프로그램이며 아래와 같은 기능으로 구성되어 있다. 엑셀 VBA로 작성된 매크로 프로그램이므로 설치가 필요없고 매크로 파일만 실행하면 된다.

 

1. 최신 버전 다운로드

엑셀간트 최신 버전을 엑셀웍스사이트(https://xlworks.net/xlgantt-project-scheduler/)에서 다운로드 받는다.

주의 : 엑셀웍스 이외의 사이트에 올려져 있는 것은 파일이 임의로 변경되거나 바이러스가 포함되어 있을 수 있으므로 다운로드 받지 않는다.

 

2. 보안설정

엑셀간트 파일을 다운로드 받은 후 제한된 보기라고 나오는데 편집사용버튼을 누른다.

매크로 사용과 관련된 보안경고가 나오면 콘텐츠 사용 버튼을 누른다.

 

3. 작업 입력

예제로 입력된 것을 수정해서 사용해도 되고, 예제를 전부 지우고 입력해도 된다.

  • 타이틀의 색상이 오렌지 색인 것(총작업량, 계획작업량, 계획 등)은 자동으로 계산되며
  • 파란색(작업, 시작일, 완료일 , 실적 등)은 사용자가 직접 입력해야 한다.

시작일, 완료일은 최하위 작업만 입력하고 리본메뉴에서 “스케줄 업데이트”를 누르면 상위 작업의 날짜가 자동으로 입력된다.

엑셀간트 일정입력

1) 날짜 입력

작업의 시작일, 완료일은 직접 입력해도 되고 달력으로 선택해서 입력할 수도 있다.

날짜를 입력하려는 셀에서 마우스 우클릭 > “날짜 선택”

엑셀간트 날짜입력

 

“날짜 선택”을 클릭하면 달력이 나타난다.

입력을 원하는 날짜를 “더블클릭”하면 셀에 날짜가 입력된다.

 

2) 작업레벨 올리고, 내리기

작업항목의 레벨을 올리거나 내리려면 원하는 작업항목을 선택하고(여러 항목 선택 가능) 리본메뉴에서 “작업레벨 올림”, “작업레벨 내림”을 클릭한다.

아래와 같이 설계, 개발 작업의 레벨을 한 단계 아래로 내려보자.

① 레벨을 조정할 작업 선택

엑셀간트 작업레벨 조정

 

② 작업레벨 내림 (리본메뉴 > XLGantt)

엑셀간트 작업레벨 조정

 

③ 10행-16행까지의 작업레벨이 전부 아래 레벨로 이동되었다.

엑셀간트 작업레벨 내림

 

3) 작업을 마일스톤으로 지정하기

프로젝트에서 마일스톤(Milestone)이란 주요 의사결정, 시스템 오픈 등  중요한 시점을 나타낸다. 마일스톤은 작업의 기간이 있는 것이 아니라 특정 시점을 의미하므로 작업량은 0으로 계산된다.

엑셀간트에서는 다음과 같이 마일스톤을 지정한다.

① 마일스톤으로 지정할 작업을 마우스로 선택 후 마우스 오른쪽 버튼 클릭 > 작업 정보

 

② 작업 정보 화면에서 “작업을 마일스톤으로 지정”을 체크하고 저장버튼 클릭

엑셀간트에서 작업을 마일스톤으로 지정

③ “요구사항 확정”작업의 총작업량, 계획작업량은 0으로 계산되고, 간트 차트에 보면 마일스톤을 의미하는 다이아몬드(◆) 표시가 된 것을 확인할 수 있다.

 

4. 스케줄 업데이트

작업과 일정을 입력하고 리본메뉴 > XLGantt > “스케줄 업데이트”를 클릭하면

아래 그림과 같이

  • 하위 작업의 작업량,
  • 상위 작업의 작업량,
  • 날짜 등이 자동으로 계산되고
  • 작업의 왼쪽에는 작업을 그룹을 묶을 수 있는 그룹기능이 표시되고
  • 오른쪽에는 Gantt chart가 자동으로 그려진다.

엑셀간트 구성

 

위의 항목을 하나씩 살펴보자.

1) 그룹 기능

“리본메뉴 > XLGantt > 옵션 > 모양”에서 “작업을 그룹으로 묶기(최대 8레벨)”가 체크되어 있으면 항상 그룹표시가 된다. 그룹기능을 원하지 않으면 체크해제한다.

엑셀간트 작업을 그룹으로 묶기

 

2) 하위작업의 날짜로 상위작업의 날짜를 자동으로 계산

  • 상위작업의 시작일 – 하위작업 시작일 중에서 가장 빠른 날짜
  • 상위작업의 완료일 – 하위작업 완료일 중에서 가장 늦은 날짜

아래 예에서 “개발” 작업의 시작일,완료일은
– “프로그램코딩”의 시작일, 
– “시스템 오픈”의 완료일로 자동으로 계산된다.

엑셀간트 하위작업의 날짜로 상위작업의 날짜를 자동으로 계산

 

3) 하위작업의 작업량으로 상위작업의 작업량을 자동으로 계산(총작업량)

  • 상위작업의 작업량 – 하위작업의 작업량을 전부 합산한다.

아래 예에서 “개발” 작업의 작업량은
– 프로그램 코딩 (17일)
– 테스트 (9일)
작업의 합산(17+9=26일)으로 자동으로 계산된다.
“시스템 오픈”작업은 마이스톤으로 지정된 작업이라서 작업량이 0이다.

엑섹간트 하위작업의 작업량으로 상위작업의 작업량을 자동으로 계산

 

4) 계획작업(계획작업량)

총작업량 바로 오른쪽에 표시되는 “계획작업”은 현재일까지 진행되어야 할 작업량이며 자동으로 계산된다. 상위 작업에 합산하는 계산방식은 “총작업량” 계산방식과 동일하다.

아래에서 “프로그램 설게”작업의

  • 2020-07-27부터 2020-08-11까지 전체 작업량은 12일이지만
  • 2020-07-27부터 오늘까지(2020-08-08 현재기준) 진행되어야 할 “계획작업량”을 달력에서 휴무일을 제외하고 계산해 보면 10일로 계산되는 것을 알 수 있다.
    엑셀간트 작업량 계산

 

※ 작업량 계산 방식 

지금까지 총작업량과 계획작업량은 휴무일을 제외한 작업일수로 계산을 했는데, 하나의  작업에 한 명이 100% 투입되는 경우를 가정한 것이다.

만약, 다음과 같이 하나의 작업에 여러 사람이 배정되거나 일부(예 : 50%)만 배정될 때는 작업량은 어떻게 계산되어야 할까?

* 작업량 계산 방식은 “자원배정비율로 계산”으로 선택되어 있을 때를 가정(리본메뉴 > XLGantt > 옵션 > 일반)

예1 – 프로그램 설계에 2명이 배정될 때

담당 열에 아무것도 입력하지 않으면 아래와 같이 총작업량과 계획작업량은 휴무일을 제외한 작업일수로 계산하지만

 

담당 열에 담당자의 이름을 입력하면 아래와 같은 공식으로 총작업량과 계획작업량을 계산한다.

총작업량 = 휴무일을 제외한 작업일수  *  입력된 사람의 수(홍길동, 김길동 2명) 

24일 = 12일 * 2명

 

예2 – 프로그램 설계에 일부만 배정될 때

총작업량 = 휴무일을 제외한 작업일수  *  입력된 사람의 수(홍길동[50%]) 

6일 = 12일 * 50%(홍길동 0.5명)

 

총작업량 = 휴무일을 제외한 작업일수  *  입력된 사람의 수(홍길동[50%], 김길동) 

18일 = (12일 * 50%(홍길동 0.5명)) + (12일 * 김길동1명)

작업량 계산에 대한 자세한 내용은 다음 글을 참고한다.

[엑셀간트 사용법] 14 – 작업량 계산방식

 

5) 총기간, 계획기간

위에서 설명한 작업량은 말 그대로 어떤 작업의 작업 분량을 계산해 준다.  어떤 작업에 2명이 배정되면 작업량은 2배가 되고 상위작업의 작업량은 하위 작업의 작업량이 합산되서 계산된다.

그러나 총기간, 계획기간은 작업의 분량이 아니라 기간을 계산해 준다. 작업량보다는 단순히 시작일-완료일 사이의 기간이 궁금할 때 필요한 값이다.

  • 아래에서 “프로그램 설계”작업은 2명이 배정되었으므로 총작업량이 24일이지만 총기간은 단순히 기간이므로 12일로 계산된다.
  • 계획기간은 오늘까지(2020-08-08 현재기준) 진행되어야 할 계획기간인데 “프로그램 설계”작업의 시작일이 7월 27일이므로 오늘까지(2020-08-08 현재기준) 진행되어야 할 “계획기간”을 달력에서 휴무일을 제외하고 계산해 보면 10일로 계산된다.

 

6) 계획(계획진척율), 실적(실적진척율)

계획(계획진척율)은 오늘까지 진행되어야 할 진척율이다.
계획작업량을 총작업량으로 나눈 값(=계획작업량 / 총작업량)으로 구한다.

  • 아래에서 “프로그램 설계” 작업의 계획(계획진척율)은 83.33%(=20일/24일)로 계산된다.
  • 실적(실적진척율)은 작업을 진행한 사람만이 알 수 있으므로 작업 진행상황을 파악하여 직접입력한다.

위에서 설명은 했지만 좀 더 이해를 돕기 위해서 계획진척율과 실적진척율의 의미를 다시 한번 살펴 보자.

  • 아래 그림의 예시와 같이 1월 1일부터 시작해서 1월 10일까지 총 10일이 걸리는 작업이 있다고 가정하자. 오늘이 만약 1월 7일이면 계획상 70%의 작업이 완료되어야 한다. 즉 70%는 계획진척율(오늘까지 진행되어야 할 완료율)이다.
  • 그런데, 오늘이 1월 7일이지만 6일 분량의 작업만 했으면 실적진척율은 60%가 된다. 따라서 이 작업은 10% 지연인 상태가 된다.

 

5. 작업 수정 후 업데이트

작업은 한번 입력하고 나면 일정이 바뀌거나 내용이 바뀔 수 있다. 입력된 내용에서 변경된 것이 있다면 직접 입력된 값을 수정한다.

1) 프로젝트명, 프로젝트 시작일-완료일 변경

리본메뉴 > XLGantt > 옵션 > 일반 > “프로젝트 정보”에서

엑셀간트 옵션

  • 프로젝트명을 원하는 이름으로 바꾸면 Schedule sheet의 왼쪽 상단에 바꾼 프로젝트명이 표시된다.
  • 시작일-완료일은 2가지 방식으로 설정할 수 있다
    – “Task의 가장 빠른 시작일과 가장 늦은 완료일을 프로젝트 기간으로 자동으로 설정”
    – 시작일-완료일을 원하는 일자로 입력(위의 항목을 체크해제 하고 설정)

 

2) 실적(실적진척율) 입력

작업별 계획은 현재일자 기준으로 자동으로 계산되지만 실적은 실제 얼마나 진행되었는지는 작업을 진행한 사람만이 알수 있으므로 작업 진행상황을 파악하여 직접 입력한다.

아래 그림에 빨간색으로 표시된 예처럼 실적을

  • “DB설계” 작업은 100%
  • “프로그램 설계” 작업은 80%의 형태로 입력한다.

엑셀간트 실적입력

 

 

필요한 것이 다 입력되었으므로 리본메뉴에서 “스케줄업데이트”를 누르면

  • 하위 작업(DB설계, 프로그램 설계)의 실적으로 상위작업인 “설계”작업의 실적율이 85%로 자동으로 계산된 것을 확인할 수 있다.
  • 오른쪽에는 입력한 실적대로 간트 차트에서 실적선(파란선)이 그려진다.

 

[ 엑셀간트 사용법 ]

“[엑셀간트 사용법] 02 – 작업 입력, 스케줄 업데이트”의 33개의 댓글

  1. 핑백: [엑셀간트 사용법] 04 - 프로젝트 전체 진행상황 파악하기 - XLWorks

    1. 안녕하세요. 계획작업량은 현재일까지 진행이 되어야 할 작업량이므로 시작일, 종료일을 변경하지 않는다면 계획작업량은 그대로 있을 것이고 내일이 되면 변경됩니다. 또는 시작일, 종료일이 바뀐다면 계획작업량이 바뀝니다. 그리고 엑셀간트에서 시작일,종료일 등 자료 입력 후 리본메뉴에서 “스케줄업데이트”를 눌러야 계산값이 자동으로 변경됩니다.
      위와 같이 해도 문제가 해결되지 않을 때는 사용중인 엑셀간트 파일을 admin@xlworks.net으로 보내주시면 확인해 보겠습니다.
      감사합니다.

  2. 안녕하세요
    좋은 프로그램 잘 활용하고 있습니다.
    날짜 선택과 관련해서 질문사항이 있습니다.
    현재 프로그램에는 작업량이 날짜로 계산되고 있는데, 작업량을 각 하위항목의 총합으로 나타내는 기능이 있나요?

    1. 안녕하세요. 제가 질문을 제대로 이해했는지는 모르겠지만 다음과 같이 답변드립니다.
      1. 총작업량(P열), 계획작업량(Q열)은 그룹작업인 경우 하위 작업 작업량의 총합으로 구해집니다.
      2. 총기간(R열), 계획기간(S열)은 그룹작업, 하위작업 구분없이 무조건 시작일,종료일 사이의 기간입니다.
      감사합니다.

  3. 꾸미조아

    안녕하세요. 고맙게 사용하고 있습니다.
    소요기간일을 추가로 넣을수 있도록 해 주시면 좋겠습니다.
    소요기간일에 의거해서 시작일을 정하면 종료일 이 자동으로 정해지도록요…..
    그리고 선행작업이 끝난후 다음 작업이 진행될수 있도록 서로 연결할수 있으면 좋겠습니다.
    일정이 한곳이 변경되면 새로이 전부를 작성해야 해서요…

    감사합니다

    1. 안녕하세요. 엑셀간트는 엑셀에서 간단히 일정계획을 세울 수 있도록 만들어진 프로그램이라서 소요일수로 종료일이 자동으로 정해지는 기능과 선행작업 연결기능은 추가할 계획이 당분간 없습니다. 도움을 드리지 못해서 죄송합니다 ㅠ…

  4. 우르르 쾅

    안녕하세요 저도 고맙게 잘 사용하고 있습니다.
    내용이 적힌 행 자체를 삭제했다가
    작성 하고자 하는 내용으로 입력을 다시 했습니다.
    그런데 가장 왼쪽에 있는 그룹이 생성이 되질 않았습니다.
    그래서 전체 삭제를 하지 않고 샘플에 작성 되어 있는 위치에 맞게끔 작성을 다시 하는 중입니다만…
    그룹이 보이지 않을 때 보이게 끔 할 수 있는 방법이 있나요???

    감사합니다.

  5. 안녕하세요.
    너무 필요한 자료였습니다. 잘 사용하겠습니다. 향후 사용 시 문의사항 있으면 또 들리겠습니다.
    감사합니다.

  6. 안녕하세요.
    Calendar sheet에 날짜 기입하였는데

    계획작업량에서 카운트가 되지 않는거 같습니다.

      1. 안녕하세요. 작업별로 캘린더를 지정할 수 있는데 표준캘린더에서 사용자정의 캘린더로 바꾸면 사용자정의 캘린더에 있는 휴무일만 잡힙니다. 캘린더를 바꾸지 않은 다른 작업은 원래대로 표준캘린더로 적용됩니다.
        감사합니다.

  7. 안녕하세요.
    좋은 툴을 제공해주셔서 감사드립니다.
    시작일 완료일 일정기입란에 선행작업에 따라 일정을 조율할 수 있는 기능이 있나요?
    예를 들면 선행작업 후 시작, 선행작업 전 시작 등입니다.

    1. 안녕하세요. 엑셀간트는 작업연결(FS(완료 후 시작), FF(동시 완료), SS(동시 시작), SF(시작 후 완료)) 기능은 제공하고 있지 않습니다.
      감사합니다.

  8. ①계획 / 실적 우측에 주차별로 나와있는 부분을 더 연장하고 싶습니다.
    (현재는 1/6일 2주차까지만 있습니다.)
    어떻게 해야 연장할 수 있는지 문의 드립니다.
    ② 주차별로 나와있는 부분을 일별로 수정하려면 어떻게 해야하는지 문의 드립니다.

    1. 안녕하세요.
      1)계획/실적 우측에 나와 있는 간트차트 영역은 시작일,완료일을 입력하고 리본메뉴에서 “스케줄업데이트”를 클릭하면 해당일자에 맞도록 자동으로 생깁니다.
      2)주차별로 나와 있는 것을 일별로 바꾸시려면 XLGantt 리본메뉴 > 옵션 > Gantt chart > Gantt chart 보기형식 에서 “일별”을 선택하면 됩니다.
      자세한 사항은 다음 도움말을 참고하세요.
      https://xlworks.net/xlgantt_howto_03_gantt_chart/
      감사합니다.

  9. 좋은 프로그램 감사합니다.
    그런데 작업량을 기간으로가 아닌 제가 정한 목표값을 넣을 수는 없는 것인지요?
    예를 들어서 기간은 2020-02-22(시작일) 2020-03-31(완료일)이지만
    그 기간 동안 생산량이 1,000를 해야한다고 했을 때,
    지금은 Duration만 카운트되지만 제가 정한 기한 내에 1,000개가 되었는지를 카운트를 하고 싶습니다.

    1. 안녕하세요. 가중치필드를 이용하시면 됩니다. 2/22부터 3/31까지 휴무일을 제외한 작업기간은 27일인데요. 27일만에 1,000개를 만들어야 한다면 1000/27 = 하루에 약 37.03704개를 만들어야 하네요. 가중치를 37.03704로 넣으면 총 작업량이 1,000으로 나옵니다.
      감사합니다.

  10. 일정을 넣을 때 시작일과 완료일에 꼭 날짜를 입력해야만 하는 것인가요? 예를들어 셀에 (날짜)+3 일 이런식으로 넣으면 에러가 뜨더라구요. 답변부탁드립니다.

    1. 설명이 부족한거 같아 다시 남깁니다. 시작일에 2020-03-19를 넣고 종료일에 시작일+3 으로 해서 넣고 스케줄 업데이트를 하면 반영이 되지 않는데 혹시 다른 방법이 있나 여쭤봅니다. 감사합니다.

      1. 안녕하세요. 엑셀간트에서 시작일,종료일을 다른 셀의 참조로 하는 입력하는 것은 지원하지 않습니다.
        감사합니다.

  11. 너무 좋은 자료를 무료로 제공해주셔서 고맙습니다.
    정말 딱 필요한 자료를 찾았습니다.

  12. 안녕하세요. 운영자님. XLGantt 릴리즈 버전 오픈 축하드리며, 좋은 자료 공유해주셔서 감사합니다.
    한 가지 궁금한 점이 있어서 글을 남깁니다.
    ‘4. 스케쥴 업데이트 – 5) 총기간, 계획기간’에서 가중치가 투입인력 같은데, 이 값을 어디에 입력하면 될련지요?
    ‘Schedule’탭에서 가중치에 입력하고 나서 스케쥴 업데이트 클릭하면 값이 사라집니다.
    ‘Progress’탭에서도 마찬가지로 ‘실제 투입된 작업량’에 값을 입력해도 사라집니다..
    다른 가이드라인에 내용이 있으시면 네비게이션 부탁드립니다.
    감사합니다 🙂

    1. 안녕하세요. 4.0으로 업그레이드되면서 작업량 계산방식은 2가지를 제공합니다. XLGantt Menu > 옵션 > 작업량 계산 메뉴에서 선택할 수 있으며 Schedule시트에서만 입력할 수 있고 다른 시트는 입력시트가 아니가 결과만 출력되는 시트입니다.
      1) 자원배정비율로 계산할 때는 담당 열에 “홍길동[70%],김길동”과 같은 형태로 입력하면 되고
      2) 가중치로 계산할 때는 가중치 열에 1, 0.5 등의 형태로 입력하면 됩니다.

  13. 안녕하세요, 좋은 자료 공유 너무너무 감사드립니다.
    그런데 혹시, 해당 TAB 및 행 중에서 사용하지 않는 부분들 “삭제”하고 싶은데요,
    예를 들어, 작업자, 비고란 등. 해당 내용 삭제하면 에러가 뜹니다.
    해당 행 및 SHEET 삭제 가능할까요?

    1. 안녕하세요. TAB 및 열을 삭제하면 안됩니다. 프로그램의 로직상 특정 TAB이나 열이 삭제되면 작동하지 않습니다.
      감사합니다.

  14. 좋은 프로그램 너무나 감사합니다!
    마우스 우클릭 시 달력 선택, 작업정보, 마일스톤지정 메뉴가 뜨지 않는데
    어떻게 해결하면 좋을까요?
    답변 부탁드립니다.
    감사합니다!

  15. 좋은 프로그램 개발 및 공유 감사드립니다.

    프로그램 편리하게 잘 사용하는 중에 한가지 업데이트가 필요해 보이는 부분이 보여서 글 남깁니다.

    계획을 작성할경우 하위 디렉토리(예를 들어 1.1, 1.2 2개가 있는경우)의 작업 내용을 모두 마일스톤으로 지정한 경우
    해당 내용의 상위 디렉토리인 1의 실적이 기간이 모두 완료되어도 0%인 현상이 있습니다.

    혹시 업데이트를 통해 해당 디렉토리의 하위 작업이 모두 마일스톤인 경우, 상위 디렉톨리 실적을 100으로 계산하도록 변경이 가능할까요?

    1. 엑셀간트에서 마일스톤은 작업량이 없는 task이고 상위 작업의 작업량은 하위 작업의 합산으로 구하는 것이 기본 공식입니다. 기본 공식을 바꾸는 것은 프로그램의 근간이 바뀌는 것이라서 요청하신 내용은 반영이 어려울 것 같습니다.
      감사합니다.

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