[엑셀기초강좌] 11강 – 엑셀에서 데이터 정렬하기 [XLWorks]

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11강에서는 엑셀에서 데이터를 정렬하는 방법을 알아보고자 한다.

정렬이란?

정렬이란 자료(데이터)를 일정한 순서대로 늘어 놓는 것을 말한다. 일정한 순서대로 늘어 놓으면 우리는 전체 자료에서 원하는 자료를 빨리 찾을 수 있다.

만약 자료가 정렬되어 있지 않다면 어떻게 될까? 예를 들어 출석부에서 이름이 가,나,다 순으로 정렬이 되어 있지 않다면 출석부에서 내 이름을 찾는데 한참 걸릴 것이다. 거래처별 판매실적자료에서 판매실적이 많은 상위 10개 거래처를 알고 싶은데 정렬이 되어 있지 않다면 판매실적 상위 10개 거래처를 찾느라 고생할 것이다.

엑셀은 이런 경우에 활용할 수 있는 다양한 자료 정렬 기능이 있다. 정렬을 잘 이용하면 자료를 정말 빨리, 효율적으로 찾고 처리할 수 있다.

그럼, 지금 부터 아래 그림과 같은 가상의 나나문구유통회사의 판매실적 자료를 이용해서 엑셀에서 제공하는 여러 가지 자료의 정렬방법을 알아보자(실습자료는 강좌 맨 아래에 첨부되어 있다)

나나문구유통의 거래처별 판매실적
나나문구유통의 거래처별 판매실적

 

1) 텍스트를 가나다순으로 정렬하기

위의 판매실적 자료를 보면 날짜순으로 만들어져 있다. 거래처별로 가나다 순으로 정렬해서 보고 싶다면 아래의 그림과 같은 순서로 따라해 보자.

  1. 정렬할 범위를 마우스를 이용하여 선택
  2. 리본메뉴 데이터 > “정렬” 메뉴 클릭
  3. 정렬창이 나타나면 “기준추가”버튼 클릭(만약에 이미 정렬기준이 추가되어 있다면 정렬기준을 선택하고 “기준삭제”버튼을 클릭해서 삭제한다)
  4. 정렬기준에서 “거래처명”을 선택
  5. 마지막으로 “확인”버튼을 누르면 정렬이 된다.
텍스트(거래처명)를 가나다순으로 정렬하기
텍스트(거래처명)를 가나다순으로 정렬하기

 

자료가 거래처명을 기준으로 가나다순으로 정렬되었다. 가로 시작하는 “가양 아트박스”가 가장 위로 오고 그 다음으로 나로 시작하는 “나나문구 대치점”이 정렬이 된다.

거래처명이 가나다순으로 정렬됨
거래처명이 가나다순으로 정렬됨

2) 숫자자료 정렬하기

이번에는 자료에서 합계금액(숫자)이 작은 것부터 큰 것 순으로 정렬해 보자. 숫자가 작은 것부터 큰 것 순으로 정렬하는 것을 “오름차순” 정렬이라고 부른다. 아래 그림에 보면 기본적으로 정렬옵션에 “오름차순”이 선택되어 있다.
만약 숫자가 큰것부터 작은 것 순으로 정렬해서 보고 싶다면 정렬옵션에서 “내림차순”을 선택하면 된다.

  1. 정렬할 범위를 마우스를 이용하여 선택
  2. 리본메뉴 데이터 > “정렬” 메뉴 클릭
  3. 정렬창이 나타나면 “기준추가”버튼 클릭(만약에 이미 정렬기준이 추가되어 있다면 정렬기준을 선택하고 “기준삭제”버튼을 클릭해서 삭제한다)
  4. 정렬기준에서 “합계(a*b)”를 선택
  5. 마지막으로 “확인”버튼을 누르면 정렬이 된다.
합계금액(숫자)을 작은 것부터 큰 것 순으로 정렬하기
합계금액(숫자)을 작은 것부터 큰 것 순으로 정렬하기

 

자료가 합계금액을기준으로 작은금액부터 큰 금액순으로 정렬되었다. 가장 작은 매출액이 어떤 것인지 찾을 때 유용하다.

 

3) 여러 항목기준으로 정렬하기

앞에서는 하나의 항목을 기준으로 자료를 정렬하였다. 이번에는 여러 항목을 기준으로 정렬을 해보자.

실습자료를 이용하여 거래처 유형(자영대리점과 직영대리점)을 첫번째 기준으로 정렬하고 두번 째 기준으로 거래처명으로 정렬을 해 보자. 이렇게 하면 자영대리점 또는 직영대리점에 속한 거래처를 가나다순으로 쉽게 찾을 수 있다.

  1. 정렬할 범위를 마우스를 이용하여 선택
  2. 리본메뉴 데이터 > “정렬” 메뉴 클릭
  3. 정렬창이 나타나면 “기준추가”버튼 클릭, 정렬기준이 2개이므로 “기준추가”버튼을 2번 눌러야 한다(만약에 이미 정렬기준이 추가되어 있다면 정렬기준을 선택하고 “기준삭제”버튼을 클릭해서 삭제한다)
  4. 첫번째 정렬기준에서 “거래처유형”을 선택, 두번째 정렬기준에서 “거래처명”을 선택
  5. 마지막으로 “확인”버튼을 누르면 정렬이 된다.
여러 항목기준으로 정렬하기
여러 항목기준으로 정렬하기

 

거래처 유형으로 가나다순으로 정렬을 했으므로 자영대리점인 자료가 먼저 표시되고 21행부터는 직영대리점 자료가 표시된다. 그리고 2행부터 20행까지는 자영대리점 자료내에서 거래처명으로 다시 정렬이 되어 있다. 그래서 자영대리점에 속한 거래처가 가나다순으로 쉽게 찾을 수 있다. 실습자료는 자료가 많지 않아 정렬을 하지 않아도 어렵지 않게 찾을 수 있지만 자료가 많다면 정렬하지 않고 원하는 자료를 찾기는 쉽지 않다.

거래처유형,거래처명으로 정렬된 결과
거래처유형,거래처명으로 정렬된 결과

 

 

이것으로 11강을 마친다. 첨부의 실습용 엑셀파일을 다운로드 받아서 직접 실습해 보자.

첨부(실습용 엑셀파일) : [엑셀기초강좌] 11_12_13강 – 데이터 정렬,필터,찾기및바꾸기.xlsx

 

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