12강 - 엑셀에서 필터로 원하는 데이터만 보기

12강에서는 엑셀에서 필터를 사용하는 방법을 알아보고자 한다.

1. 필터(filter)란?

필터는 여과기, 여과장치 등을 말한다. 원하지 않는 것은 거르고 필요한 것만 취하는 장치이다. 드립커피를 내리는 장치도 필터의 한 종류라고 할 수 있다.

엑셀에서 필터란 원하지 않은 자료는 거르고 원하는 자료만 보여주는 기능을 말한다. 그래서 메뉴에서 필터메뉴가 커피필터 모양처럼 생겼다

앞서 11강에서는 정렬을 이용해서 자료를 찾는 방법을 알아 보았는데 12강에서는 필터를 이용하여 자료를 찾는 방법을 알아본다. 필터를 이용하여 자료를 찾는 것을 필터링이라고도 부른다.

아래 그림과 같은 가상의 나나문구유통회사의 판매실적 자료를 이용해서 필터를 사용하는 실습을 해보자.(실습자료는 강좌 맨 아래에 첨부되어 있다)

첨부의 판매실적 자료에 필터를 적용하려면 아래의 순서로 따라한다.

필터를 적용할 자료 영역 중 아무 곳이나 클릭한다. 영역밖을 선택하면 다음과 같은 오류가 난다.
리본메뉴 데이터 > "필터" 메뉴 클릭
필터 적용이 되면 역삼각 모양의 화살표(▼)가 있는 버튼이 제목줄에 나타난다. 이제 버튼을 눌러서 원하는 대로 자료를 필터링 할 수 있는 상태가 되었다.

필터가 적용되었으면 아래 그림의 순서대로 텍스트 자료인 거래처명 열에 필터를 사용해 보자.

"거래처명" 오른쪽 옆의 필터버튼을 클릭하면
아래에 거래처명이 나타난다. 같은 이름이 여러개이면 한번만 나타난다. 자료에서 "가양 아트박스", "아현 아트박스"만 보기로 한다면 다른 거래처에 체크된것은 지우고 2개 거래처만 체크하고 "확인"버튼을 클릭하면 "가양 아트박스", "아현 아트박스" 자료만 보여진다.

자료가 필터링되어 "가양 아트박스", "아현 아트박스" 자료만 보인다.

필터가 적용된 열에는 필터그림 왼쪽에 작은 역삼각형이 표시된다.

여러개의 열에 필터를 적용하는 것도 가능하다. 위에 설정한 거래처명 필터는 그대로 두고 상품분류 열에 필터를 설정해보자. "포스트잇"을 선택하면 거래처가 "가양아트박스" 또는 "아현아트박스"이고 상품분류가 "포스트잇"인 것만 표시한다.

거래처 유형 열과 상품분류 열에 동시에 필터가 적용된 상태이다.

이번에는 날짜자료에 필터를 적용해 보기로 한다. 아래와 같은 순서로 따라해 보자.

"판매일자" 오른쪽 옆의 필터버튼을 클릭하면
아래에 "년도"와 "월"이 나타난다. 보기를 원하는 "월"만 선택해도 되고
어떤 월에서 특정 날짜만 선택하고 싶으면 "월" 앞에 있는 더하기(+) 버튼을 클릭하면 "날짜"별로 필터가 나타난다. 이번 예 에서는 "2"일과 "3일"을 체크하고 "확인"버튼을 클릭하면 7월2일과 7월3일 자료만 보여진다.

7월2일과 7월3일 자료가 필터링 되었다.

숫자자료에 필터를 적용하는 방법은 텍스트자료에 필터를 적용하는 방법과 거의 동일하다. 첨부의 자료에서 수량, 단가, 합계 등의 열에 필터를 적용해보면 된다.

필터를 사용할 때 필터 항목을 체크하는 것 말고 검색조건을 직접입력해서 필터를 적용할 수 있다.

예를 들면 아래와 같이 거래처명 열에 필터를 적용하는 경우 검색필드에 "문구"를 입력하면 거래처명에 "문구"라는 이름이 포함된 거래처자료만 가져온다. 이 방법을 사용하면 좀더 다양한 방법으로 자료를 필터링할 수 있다.

필터내에서 조건설정하기는 약간 어려운 기능인데 아래 그림과 같이 따라해 보자. 처음에는 익숙치 않은데 몇번 사용하다 보면 익숙해 질 것이다.

"합계" 오른쪽 옆의 필터버튼을 클릭
아래에 숫자필터라고 된 부분을 클릭(텍스트열을 선택하면 "텍스트 필터", 날짜열을 선택하면 "날짜 필터"라고 표시되며 사용법은 거의 동일하다)
오른쪽에 "같음, 같지않음,보다큼..." 이런식으로 필터를 적용할 조건이 나타난다. 이번 예에서는 합계가 10만원 이상인 것만 필터링할 것이다. 그래서 "보다큼"을 선택한다.
사용자지정 필터 창이 나타나면 ">" 표시 오른쪽에 10만(100000)을 입력한다. ">"은 "보다큼"의 의미이다.
마지막으로 확인버튼을 클릭하면 판매금액 합계액이 10만원 이상인 자료만 보여진다.

지금까지 설명한 기능 이외에 필터내에서 사용할 수 있는 아래와 같은 기능들이 있다. 메뉴를 클릭해 보면 크게 어렵지 않게 사용할 수 있다.

이것으로 12강을 마친다. 첨부의 실습용 엑셀파일을 다운로드 받아서 직접 실습해 보자.

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엑셀 고급필터로 복잡한 조건 필터링

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