11강 - 엑셀에서 데이터 정렬하기

11강에서는 엑셀에서 데이터를 정렬하는 방법을 알아보겠습니다.

1. 정렬이란?

정렬이란 자료(데이터)를 일정한 순서대로 늘어 놓는 것을 말합니다. 일정한 순서대로 늘어 놓으면 전체 자료에서 원하는 자료를 빨리 찾을 수 있습니다.

만약 자료가 정렬되어 있지 않다면 어떻게 될까요? 예를 들어 출석부에서 이름이 가,나,다 순으로 정렬이 되어 있지 않다면 출석부에서 내 이름을 찾는데 한참 걸릴 것입니다. 거래처별 판매실적자료에서 판매실적이 많은 상위 10개 거래처를 알고 싶은데 정렬이 되어 있지 않다면 판매실적 상위 10개 거래처를 찾느라 고생할 것입니다.

엑셀은 이런 경우에 활용할 수 있는 다양한 자료 정렬 기능이 있습니다. 정렬을 잘 이용하면 자료를 빨리, 효율적으로 찾고 처리할 수 있습니다.

지금부터 아래와 같은 판매실적 자료를 사용해 정렬하는 방법을 알아보겠습니다.

 

2. 텍스트를 가나다순으로 정렬하기

실습용 엑셀파일의 판매실적 자료를 보면 날짜순으로 만들어져 있습니다. 거래처별로 가나다 순으로 정렬해서 보고 싶다면 아래와  같은 순서로 따라해보세요.

1. 정렬할 범위를 마우스를 이용하여 선택
2. 리본메뉴 [데이터] 탭 → [정렬 및 필터] 그룹 → [정렬] 클릭
3. [정렬] 창에서 [기준 추가] 버튼 클릭(이미 정렬 기준이 추가되어 있다면 [정렬 기준]을 선택하고 [기준 삭제]를 클릭해서 삭제)
4. [정렬 기준]에서 '거래처명'을 선택하고
5. [확인]을 누르면 정렬됩니다.

 

다음과 같이 자료가 거래처명을 기준으로 가나다순(오름차순)으로 정렬되었습니다. 가로 시작하는 '가양 아트박스'가 가장 위로 오고 그 다음으로 나로 시작하는 '나나문구 대치점' 순으로 정렬됩니다.

 

3. 숫자 자료 정렬하기

이번에는 자료에서 합계금액(숫자)이 작은 것부터 큰 것 순(오름차순)으로 정렬해 보겠습니다.

아래 그림에 보면 기본적으로 정렬옵션에 '오름차순'이 선택되어 있습니다. 만약 숫자가 큰것부터 작은 것 순으로 정렬해서 보고 싶다면 정렬옵션에서 '내림차순'을 선택합니다.

1. 정렬할 범위를 마우스를 이용하여 선택
2. 리본메뉴 [데이터] 탭 → [정렬 및 필터] 그룹 → [정렬] 클릭
3. [정렬] 창에서 [기준 추가] 클릭(이미 정렬 기준이 추가되어 있다면 [정렬 기준]을 선택하고 [기준 삭제]를 클릭해서 삭제)
4. 정렬기준에서 '합계(a*b)'를 선택하고
5. [확인]을 누르면 정렬됩니다.

 

자료가 합계 금액을기준으로 작은 금액부터 큰 금액순으로 정렬되었습니다. 가장 작은 매출액이 어떤 것인지 찾을 때 유용합니다.

 

4. 여러 항목기준으로 정렬하기

앞에서는 하나의 항목을 기준으로 자료를 정렬하였습니다. 이번에는 여러 항목을 기준으로 정렬해보겠습니다.

실습자료를 이용하여 거래처 유형(자영대리점과 직영대리점)을 첫번째 기준으로 선택하고, 거래처명을 두번 째 기준으로 선택하여 정렬해 보겠습니다. 이렇게 하면 자영대리점 또는 직영대리점에 속한 거래처를 가나다순으로 쉽게 찾을 수 있습니다.

1. 정렬할 범위를 마우스를 이용하여 선택
2. 리본메뉴 [데이터] 탭 → [정렬 및 필터] 그룹 → [정렬] 클릭
3. [정렬] 창에서 [기준 추가] 클릭, 정렬 기준이 두 개이므로 [기준 추가] 버튼을 두 번 눌러야 합니다(이미 정렬 기준이 추가되어 있다면 [정렬 기준]을 선택하고 [기준 삭제]를 클릭해서 삭제)
4. 첫번째 정렬 기준에서 '거래처유형'을 선택, 두번째 정렬기준에서 '거래처명'을 선택하고
5. [확인]을 누르면 정렬됩니다.

거래처 유형으로 가나다순으로 정렬을 했으므로 자영대리점인 자료가 먼저 표시되고 21행부터는 직영대리점 자료가 표시됩니다.
2행부터 20행까지는 자영대리점 자료내에서 거래처명으로 다시 정렬이 되어 있으므로 자영대리점에 속한 거래처를 가나다순으로 쉽게 찾을 수 있습니다. 

 

 

[엑셀 정렬 더 알아보기]

정렬의 또 다른 방법, 사용자 지정목록/색으로 정렬

 

[ 엑셀기초강좌 목록 ]

• 16강 - 엑셀에서 틀 고정, 셀숨기기
• 15강 - 엑셀 시트 다루기(추가,삭제,이름바꾸기,숨기기 등)
• 14강 - 엑셀 상대참조,절대참조,혼합참조(셀참조 방식)
• 13강 - 엑셀에서 찾기 및 바꾸기
• 12강 - 엑셀에서 필터로 원하는 데이터만 보기
• 11강 - 엑셀에서 데이터 정렬하기
• 10강 - 엑셀에서 값,수식 복사하고 붙여넣기
• 9강 - 엑셀에서 채우기핸들로 값 입력하기(자동 채우기)
• 8강 - 엑셀에서 인쇄 설정하기(페이지,여백,용지 등)
• 7강 - 엑셀에서 차트만들고 꾸미기
• 6강 - 엑셀 시트 꾸미기(자료의 표시형식 바꾸기)
• 5강 - 엑셀 시트 꾸미기(선그리기,글자 색상/크기 바꾸기 등)
• 4강 - 엑셀 시트 편집하기(행과 열을 삽입/복사/삭제 하기)
• 3강 - 엑셀 함수 입력하기
• 2강 - 엑셀에서 값, 수식 입력하기
• 1강 - 엑셀 시작하기